کپی کن
ماتریس آیزنهاور روشی ساده برای اولویت‌بندی کارها بر اساس اهمیت و فوریت است. برای استفاده از این روش، چهار مرحله زیر را دنبال کنید: ۱. تهیه فهرست: شب قبل، تمام کارهای روز بعد را بنویسید؛ هم درس‌ها و هم کارهای روزمره. ۲. دسته‌بندی: کارها را در چهار گروه قرار دهید؛ «مهم و فوری» مثل مطالعه برای امتحان فردا، «مهم و غیرفوری» مثل مرور منظم درس‌ها، «غیرمهم و فوری» که نیازمند رسیدگی سریع‌اند اما تأثیر مستقیمی بر هدفتان ندارند، و «غیرمهم و غیرفوری» که می‌توانید محدود یا حذفشان کنید. ۳. اقدام بر اساس اولویت: ابتدا کارهای مهم و فوری را انجام دهید و برای کارهای مهم و غیرفوری زمان مشخصی بگذارید. سپس به کارهای کم‌اهمیت‌تر رسیدگی کنید. ۴. تکرار روزانه: این روش را پیوسته اجرا کنید تا به عادت تبدیل شود.
ماتریس آیزنهاور روشی است که کمک می‌کند وقتی چند کار دارید، بدانید کدام را زودتر انجام دهید و برای کدام وقت بگذارید. پیشنهاد من این است که شب قبل، کارهای فردایتان را بنویسید و برای هرکدام از خودتان بپرسید: این کار چقدر مهم است و تا چه زمانی برای انجامش فرصت دارم؟ مثلاً خواندن برای امتحان فردا هم مهم است و هم فوری، پس باید زودتر سراغش بروید. اما امتحان هفته بعد هم مهم است؛ فقط فرصت بیشتری برایش دارید. بهتر است از همین حالا زمانی برای مطالعه آن کنار بگذارید تا همه مطالب برای شب امتحان جمع نشوند. در مقابل، بعضی کارها مثل پاسخ دادن به یک پیام غیرضروری، فقط توجهتان را جلب می‌کنند و لازم نیست به خاطرشان درس را کنار بگذارید. نکته اصلی این روش همین است: کارهای مهم را بشناسید و پیش از آنکه وقتشان تنگ شود، برای انجامشان برنامه داشته باشید.
تکنیک ماتریس آیزنهاور به شما کمک می‌کند به کارهایتان نظم دهید، آنها را اولویت‌بندی کنید و بتوانید از زمان ارزشمندتان به بهترین نحو استفاده کنید. همه ما بارها تصمیم گرفته‌ایم از فردا منظم‌تر درس بخوانیم؛ اما آخر شب که به کارهای انجام‌شده نگاه می‌کنیم، می‌بینیم وقت زیادی صرف کارهایی شده که اصلاً آن‌قدر مهم نبوده‌اند. مشکل معمولاً کمبود زمان نیست؛ بلکه تشخیص ندادن تفاوت بین کارهای مهم و کارهای فوری است حتی اگر در برنامه‌ریزی درسی هیچ سررشته‌ای ندارید و تا امروز برنامه‌ای برای خودتان تنظیم نکرده‌اید، به کمک تکنیک آیزنهاور قادر خواهید بود برنامه ریزی متناسب تری داشته باشید. اگر مشتاق هستید که با این روش بیشتر آشنا شوید و در پایان هر روز از عملکردتان راضی باشید، تا انتهای این مقاله با پایتخت کتاب همراه باشید.
با تکنیک ماتریس آیزنهاور آشنا شوید
همه ما در طول شبانه‌روز کارهای مختلفی انجام می‌دهیم، طبیعتا میزان اهمیت این کارها با هم برابر نیست و انجام برخی از آنها ضروری و لازم است. حجم کارهایی که دانش‌آموزان باید انجام دهند بیشتر از سایر افراد است و این عزیزان برنامه فشرده‌تری دارند. اگر دانش‌آموزان اولویت‌بندی درستی برای انجام کارهایشان نداشته باشند، در پایان روز حسابی خسته می‌شوند و چون هنوز به کارهای مهم‌شان نرسیده‌اند به اصطلاح این خستگی در تن‌شان باقی می‌ماند.
ماتریس آیزنهاور توسط شخصی به نام دویت دی آیزنهاور ابداع شد و بر اساس آن، کارها به چهار دسته مهم و فوری، مهم و غیر فوری، غیر مهم اما فوری و غیر مهم و غیر فوری تقسیم می‌شوند.
تفاوت «مهم» و «فوری»؛ نکته‌ای که خیلی‌ها اشتباه می‌گیرند
اینجا یک نکته مهم وجود دارد که خیلی از دانش‌آموزها آن را اشتباه برداشت می‌کنند. کار فوری یعنی کاری که زمان انجامش نزدیک است و اگر دیر انجام شود، پیامد مستقیمی دارد و کار مهم یعنی کاری که روی هدف بلندمدت شما اثر می‌گذارد، حتی اگر امروز مهلت انجامش تمام نشود.
مثلاً:
مطالعه فصل جدید ریاضی برای امتحان هفته آینده، مهم است.
جواب دادن به یک پیام غیرضروری ممکن است فوری به نظر برسد، اما الزاماً مهم نیست.
چطور با کمک ماتریس آیزنهاور برنامه ریزی کنیم؟
خب حالا این تکنیک آیزنهاور چیست و به چه درد ما می‌خورد و چطور می‌توانیم از آن برای برنامه ریزی درسی استفاده کنیم؟ اگر برنامه خاصی برای مطالعه درس‌هایتان ندارید، می‌توانید با پیمودن ۴ مرحله زیر، به کمک ماتریس آیزنهاور کارهایتان را اولویت‌بندی کرده و به آنها نظم بدهید.
گام اول: لیستی از تمام کارهایتان تهیه کنید
بهتر است از شب قبل یک لیست کامل از کارهای روز بعدی‌تان تهیه کنید، این کارها فقط شامل درس‌هایی که باید بخوانید نیست بلکه لازم است ریز و درشت کارهایتان را یادداشت کنید. توصیه می‌کنم برای این کار ارزش قائل شوید و برای نوشتن و اولویت‌بندی کارهای روزانه‌تان یک دفتر مخصوص تهیه کنید. در ادامه باید از ماتریس آیزنهاور برای اولویت‌بندی وظایف هر روزتان استفاده کنید.
گام دوم: کارهایتان را بر اساس ماتریس آیزنهاور تقسیم‌بندی کنید
از نظر ماتریس آیزنهاور کارهای ما در طول شبانه‌روز به چهار دسته زیر تقسیم می‌شوند، بر اساس هدفتان و موقعیتی که در آن قرار دارید، باید هر کار را در یک دسته قرار بدهید.
1- کارهای مهم و فوری
این کارها شامل وظایفی هستند که در آینده شما و رسیدن به هدفتان تاثیر مهمی دارند، برای انجامشان محدودیت زمانی دارید و باید در اسرع وقت آنها را انجام دهید. این کارها را باید در صدر لیستان یادداشت کنید. برای مثال امتحان ریاضی فردا، یک کار مهم و فوری است و کاری است که باید انجام آن را در اولویت قرار دهید.
2- کارهای مهم اما غیر فوری
این کارها با هدف شما در ارتباط هستند و در آینده شما تاثیر به سزایی دارند اما برای انجامشان زمان کافی در اختیار دارید و در واقع نیازی نیست آنها را در اسرع وقت انجام دهید. برای مثال امتحان عربی که هفته بعد قرار است در آن شرکت کنید، یک کار مهم اما غیر فوری است و می‌توانید بعد از مطالعه برای امتحان ریاضی ( کار ضروری و فوری) برای مطالعه امتحان عربی برنامه‌ریزی کنید.
3- کارهای غیر مهم اما فوری
این کارها ارتباط چندانی با هدفتان ندارند ولی باید فورا انجام شوند، گاهی این کارها کم‌اهمیت نیستند اما تاثیر مستقیمی روی رسیدن شما به هدفتان ندارند. با یک مثال قضیه را روشن می‌کنم، فرض کنیم شما باید فردا برای چکاپ نزد دندان‌پزشک بروید، این کار ارتباط مستقیمی با درس خواندن ندارد اما چون از مطب دندان‌پزشکی نوبت گرفته‌اید و باید سر وقت به آنجا مراجعه کنید، این کار فوری محسوب می‌شود.
4- کارهای غیر مهم و غیر فوری
این کارها در انتهای لیست شما قرار دارند و کارهایی هستند که نه تاثیری در آینده شما و رسیدن شما به هدفتان دارند و نه برای انجام آنها فوریت زمانی دارید و حتی می‌توانید به راحتی از انجام آنها چشم‌پوشی کنید. ملاقات با دوستان در کافه یا تماشای سریال از جمله کارهای غیر مهم و غیر فوری هستند.
مهم‌ترین راز ماتریس آیزنهاور؛ تفاوت آدم‌های موفق با آدم‌های معمولی
بگذارید یک سؤال از شما بپرسم؛ اتفاقی که من بارها از دانش‌آموزهایم پرسیده‌ام. وقتی می‌پرسم آدم‌های موفق بیشتر به کدام قسمت ماتریس آیزنهاور توجه می‌کنند؟ تقریباً همه بدون مکث جواب می‌دهند: کارهای مهم و فوری.
بعد سؤال دوم را می‌پرسم: به نظرتان آدم‌های معمولی بیشتر به کدام قسمت توجه می‌کنند؟ باز هم معمولاً همان جواب را می‌شنوم: کارهای مهم و فوری.
اینجاست که سؤال اصلی را مطرح می‌کنم: پس اگر هر دو گروه به کارهای مهم و فوری می‌رسند، تفاوتشان دقیقاً کجاست؟
پاسخ اینجاست که یکی از تفاوت‌های مهم افراد موفق در مدیریت زمان، توجه ویژه به کارهای مهم اما غیرفوری است. آنها منتظر نمی‌مانند تا یک کار به بحران تبدیل شود؛ قبل از اینکه فوریت پیدا کند، برایش زمان مشخصی در برنامه‌شان در نظر می‌گیرند و اقدام عملی انجام می‌دهند.
مثلاً دانش‌آموزی که هر هفته زیست را مرور می‌کند، معمولاً شب قبل از امتحان با حجم بزرگی از مطالب انباشته روبه‌رو نمی‌شود. یا کسی که از چند هفته قبل برای یک پروژه برنامه‌ریزی می‌کند، کمتر مجبور می‌شود آن را با استرس در آخرین لحظه تحویل بدهد.
به زبان ساده، افراد موفق فقط آتش‌ها را خاموش نمی‌کنند؛ اجازه نمی‌دهند بسیاری از آتش‌ها اصلاً روشن شوند.
به همین دلیل، زمان کمتری را در شرایط اضطراری می‌گذرانند، تصمیم‌های منطقی‌تری می‌گیرند و با ذهنی آرام‌تر برنامه‌هایشان را جلو می‌برند. شاید بتوان گفت ارزشمندترین خانه ماتریس آیزنهاور همین بخش «مهم اما غیرفوری» است؛ جایی که آینده موفقیت شما آرام‌آرام ساخته می‌شود.
گام سوم: از ابتدای لیست استارت کارتان را بزنید
بعد از اینکه لیستی از وظایف روزانه‌تان تهیه کردید و در مقابل هر کار مهم یا غیر مهم بودن و فوری و غیر فوری بودن آن را مشخص کردید، حالا باید کارها را به ترتیب اولویت‌بندی کنید. در ابتدای لیست، اسم کارهای مهم و فوری، بعد کارهای مهم و غیر فوری بعد کارهای غیر مهم اما فوری و در نهایت کارهای غیر مهم و غیر فوری را یادداشت کنید. سپس، به همین ترتیبی که نوشته‌اید، به هر کدام از این کارها رسیدگی کنید.
به این ترتیب حتی اگر نتوانید در طول روز تمام کارهایی که در لیست یادداشت کرده‌اید را انجام دهید، باز هم کارهایی که در انتها باقی می‌مانند از کمترین اهمیت و فوریت برخوردار هستند و عملا چیزی را از دست نمی‌دهید.
گام چهارم: به این روش برنامه‌ریزی عادت کنید
برای اینکه برنامه‌ریزی با ماتریس آیزنهاور به بخشی از عادت روزانه‌تان تبدیل شود، لازم است این مراحل را به‌طور منظم برای چند هفته تکرار کنید.
پژوهش‌ها نشان می‌دهند که شکل‌گیری عادت برای افراد مختلف زمان یکسانی ندارد و ممکن است از چند هفته تا چند ماه طول بکشد. بنابراین به جای اینکه فقط روی یک عدد مشخص تمرکز کنید، سعی کنید هر روز این روش را به‌طور پیوسته اجرا کنید تا کم‌کم به بخشی از برنامه طبیعی شما تبدیل شود.
جدول ماتریس آیزنهاور به صورت خلاصه
استفاده از ماتریس آیزنهاور چه فایده‌ای دارد؟
شاید با تکنیک‌ها و روش‌های زیادی برای مطالعه و برنامه‌ریزی تحصیلی آشنایی داشته باشید، برخی از تکنیک‌ها پیچیده و زمان‌بر به نظر می‌رسند و به همین دلیل ممکن است دانش‌آموزان تمایلی به انجام آنها نداشته باشند. در حالی‌که تکنیک ماتریس آیزنهاور بسیار راحت است و اجرای آن زمان زیادی از شما نمی‌گیرد. از دیگر مزایای ماتریس آیزنهاور می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- برنامه‌ریزی و هدف‌گذاری سریع
- نظم دادن به کارها
- عمل به وظایف مهم و ضروری در موقع مناسب
- افزایش تمرکز
- پیشگیری از اتلاف زمان
- اولویت‌بندی وظایف
- رسیدن به آگاهی بیشتر
- کسب مهارت تصمیم‌گیری فوری و به موقع
- کاهش احساس شلوغی ذهن
- یک مزیت کمتر گفته‌شده: وقتی هر شب فقط چند دقیقه برای اولویت‌بندی وقت می‌گذارید، صبح روز بعد زمان کمتری را صرف تصمیم گرفتن می‌کنید و سریع‌تر وارد مطالعه می‌شوید.
سخن آخر
بدترین کاری که می‌توانید با زمان ارزشمندتان بکنید این است که زمان‌تان را صرف انجام کارهای غیر ضروری کرده و آن را هدر بدهید. این قضیه به خصوص برای دانش‌آموزان اهمیت زیادی دارد، به کمک روش ماتریس آیزنهاور می‌توانید جلوی هدر رفتن زمان را بگیرید و در پایان روز از عملکردتان رضایت داشته باشید. در چهار مرحله ماتریس آیزنهاور را توضیح دادیم و در مورد مزایای استفاده از این روش صحبت کردیم. در انتها اگر سوالی در مورد موضوع این مقاله دارید، می‌توانید آن را در قسمت دیدگاه این محتوا با ما در میان بگذارید.
سوالات متداول
تکنیک آیزنهاور چیست و چه کاربردی دارد؟
ماتریس آیزنهاور یک روش برای اولویت بندی کارهای روزانه و برنامه‌ریزی تحصیلی است، در سیستم ماتریس آیزنهاور کارها به چهار دسته مهم و فوری، غیر مهم و فوری، مهم و غیر فوری و غیر مهم و غیر فوری تقسیم‌بندی می‌شوند.
چطور از برنامه ماتریس آیزنهاور استفاده کنیم؟
در متن این محتوا ۴ مرحله استفاده از ماتریس آیزنهاور را برای برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی کارهای روزانه توضیح داده‌ایم.
فواید استفاده از ماتریس آیزنهاور چیست؟
نظم دادن به کارها،افزایش تمرکز،اولویت‌بندی وظایف،رسیدن به آگاهی بیشتر،افزایش بازدهی مطالعه از جمله مزایای استفاده از ماتریس آیزنهاور هستند، به علاوه اجرای این روش بسیار راحت است و وقت زیادی از شما نمی‌گیرد.
ااااا دیدی چی شد؟ هیچ کس نظر نذاشته :(